01
Anfrageeingang bündeln
- Heute
- Website-Formulare, E-Mails, WhatsApp-Nachrichten und Telefonnotizen liegen heute getrennt.
- Danach
- Neue Anfragen laufen in eine klare Übersicht, damit Ihr Büro schneller sieht, was offen ist.
Leistungen für SHK-Büros01 / LEISTUNGEN
Automatisierungen, die Ihr SHK-Büro wirklich entlasten.
Wir starten mit einem kleinen, greifbaren Ablauf: neue Anfragen, Rückrufe und offene Angebote werden in einer Übersicht sichtbar. Erst wenn das im Alltag hilft, lohnt sich der Ausbau.
Fit-Check: 30 Minuten · kostenlos · konkreter Blick auf Ihren aktuellen Anfrageablauf
BeispielablaufAnfrageprozess
übersichtlich01WhatsApp
02E-Mail
03Telefon
04Website
Eingängegebündelt
Heute sichtbar5 offene Punkte2 Rückrufe · 1 Info fehlt · 2 Nachfassen
- 01Eingang
- 02Anfrageübersicht
- 03Rückrufliste
- 04Nachfassen
Automatisierungsbausteine
Konkrete Entlastung für Anfrageeingang und Büro.
Jeder Baustein soll im Alltag spürbar helfen: weniger Suchen, klarere Zuständigkeiten und schneller sichtbare nächste Schritte.
06Bausteine für einen klaren Ablauf
02
Rückruflisten & Nachfassen
- Heute
- Rückrufe stehen auf Zetteln, in Chats oder werden im Kopf behalten.
- Danach
- Offene Rückrufe und Nachfasspunkte bleiben sichtbar, bis sie erledigt sind.
03
WhatsApp- und E-Mail-Struktur
- Heute
- Fotos, kurze Rückfragen und Kundendaten landen verteilt in Nachrichtenverläufen.
- Danach
- Wichtige Informationen werden schneller einordenbar und für den nächsten Schritt nutzbar.
04
Telefonnotizen & Voicemails
- Heute
- Telefonische Anfragen bleiben als lose Notiz liegen oder werden nur mündlich weitergegeben.
- Danach
- Aus Gesprächsnotizen entstehen konkrete Aufgaben für Büro, Chef oder Monteure.
05
Angebotsvorbereitung
- Heute
- Angebote verzögern sich, weil Angaben, Bilder oder Terminwünsche fehlen.
- Danach
- Fehlende Punkte werden früher sichtbar, bevor ein Angebot hängen bleibt.
06
Team-Übersicht
- Heute
- Chef, Büro und Monteure haben nicht immer denselben Stand zu offenen Anfragen.
- Danach
- Alle sehen schneller, wer zuständig ist und was als Nächstes passieren muss.
Musteransicht
So sieht ein kleiner Start konkret aus.
Eine neutrale Beispielübersicht mit Rückrufen, fehlenden Infos und offenen Nachfassungen. Ohne Kundendaten und ohne große Software-Einführung.
Jede Anfrage bekommt Status, Verantwortlichen, nächsten Schritt und eine Frist. Dadurch sieht das Büro morgens sofort, was heute nicht liegen bleiben darf.
- Rückrufe und Nachfassungen bleiben sichtbar.
- Fehlende Informationen werden früher erkannt.
- Der Ablauf bleibt nah an Ihrer heutigen Büroarbeit.
Heute offen5
Rückrufe2
Info fehlt1
Nachfassen2
Heute fälligRückruf offenNachfassenInfo fehlt
| Kanal | Anliegen | Status | Nächster Schritt | Frist |
|---|---|---|---|---|
| Telefon | Heizung macht Geräusche | Rückruf | Terminfenster klärenBüro | heute |
| Wartung anfragen | offen | Umfang einschätzenService | morgen | |
| Formular | Badumbau Angebot | Angebot | Angebot vorbereitenVertrieb | Freitag |
| Rechnungsrückfrage | Info fehlt | Rechnungsnummer erfragenBüro | morgen |
Ausgangslage
Ein typischer SHK-Betrieb bekommt Anfragen über Telefon, WhatsApp und E-Mail. Rückrufe und fehlende Infos liegen verteilt.
Erster Ablauf
Neue Anfragen werden gesammelt, offene Rückrufe markiert und fehlende Angaben für das Büro sichtbar gemacht.
Ergebnis
Das Team sieht schneller, was heute geklärt werden muss und welche Anfrage noch nicht vollständig ist.
Optionaler Ausbau
Wenn die Liste hilft: So entsteht daraus ein automatisierter Ablauf.
Dieser Ausbau ist nicht Teil des 390-€-Listen-Sprints. Umfang, Zeit und Preis klären wir separat, wenn der kleine Einstieg im Alltag überzeugt.
Separat beauftragt.
Schritt für Schritt.
- 01
Ist-Ablauf verstehen
Wir schauen uns an, wo Anfragen heute reinkommen und wo im Büro Zeit verloren geht.
- 02
Ersten Use Case festlegen
Gemeinsam wählen wir den Prozess, der Ihrem Team am schnellsten Entlastung bringt.
- 03
Automatisierung bauen und testen
Wenn ein Ausbau separat beauftragt wird, setzen wir den Ablauf schlank auf und testen ihn mit echten Anfragen aus Ihrem Betrieb.
- 04
Übergabe und Ausbau
Ihr Team bekommt einen nutzbaren Ablauf und eine klare Empfehlung, welche Prozesse als Nächstes sinnvoll sind.
Einstieg
Vom Fit-Check zur aufgeräumten Arbeitsliste.
Der erste Schritt bleibt bewusst überschaubar: Wir prüfen eine vorhandene Liste und ordnen Status, Fristen, Zuständigkeit und nächste Schritte.
Bestehende Liste.
Klarer Umfang.
KOSTENFREI
01Fit-Check
0 €
30 Minuten · keine Vorbereitung nötig
Wir prüfen gemeinsam, wo in Ihrem Anfrageprozess heute Zeit verloren geht und welcher erste Automatisierungsschritt für Ihren Betrieb wirklich Sinn ergibt.
- Anfragekanäle kurz durchgehen
- Engpässe im Büro erkennen
- erster sinnvoller Use Case
- ehrliche Einschätzung
- nächster Schritt klar
KLEINER EINSTIEG
02Excel-/Listen-Aufräum-Sprint
390 €
Standardfall · einmalig · 1 bis 2 Werktage
Wir räumen eine bestehende Excel- oder Wochenliste auf, in der offene Angebote, Rückfragen oder Aufgaben nachgehalten werden. Danach sind Status, Frist, Nachfassen und nächster Schritt an einer Stelle verständlich.
- eine vorhandene Liste als Ausgangspunkt
- Status, Fälligkeit und Zuständigkeit
- Wochenansicht für offene Punkte
- Nachfassen und nächster Schritt
- kurze Übergabe ohne neue Software
Empfehlung
Welcher nächste Schritt passt.
Fit-Check passt, wenn
Sie zuerst verstehen möchten, wo der größte Hebel in Ihrem Büro liegt.
Listen-Sprint passt, wenn
Sie bereits eine Excel- oder Wochenliste haben, die im Alltag zu viel manuelle Pflege und Sucharbeit verursacht.
Ausbau passt, wenn
der erste Ablauf funktioniert und Sie weitere Kanäle sauber anbinden möchten.
FAQ
Häufige Fragen zur Zusammenarbeit.
01Müssen wir eine neue Software einführen?
Nicht zwingend. Wir prüfen zuerst, welche bestehenden Tools Sie nutzen und ob sich darauf aufbauen lässt.
02Können WhatsApp, E-Mail und Telefon wirklich zusammengeführt werden?
Je nach bestehender Infrastruktur ja. Im Fit-Check klären wir, welche Kanäle sinnvoll angebunden werden können.
03Wie schnell ist ein erster Ablauf nutzbar?
Ein erster Anfrageprozess kann meist deutlich schneller starten als ein großes IT-Projekt. Der genaue Zeitrahmen hängt vom Ablauf und den vorhandenen Systemen ab.
04Was passiert, wenn der erste Ablauf nicht passt?
Dann haben Sie trotzdem Klarheit gewonnen. Wir starten bewusst mit einem überschaubaren Ablauf, damit kein unnötiges Großprojekt entsteht.
05Ist das nur für große Betriebe geeignet?
Nein. Besonders Betriebe mit wenigen Bürokräften und vielen Anfragen profitieren von klareren Abläufen.
06Können wir später weitere Prozesse ergänzen?
Ja. Genau dafür ist der Ausbau nach dem ersten Anfrageprozess gedacht.
Nächster Schritt
Lassen Sie uns prüfen, welcher Ablauf Ihrem Betrieb zuerst Zeit spart.
Im Fit-Check schauen wir nicht theoretisch auf Automatisierung, sondern auf Ihren aktuellen Anfrageprozess.
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